Zo kies je het ERP-systeem dat bij jouw bedrijf past
Het kiezen van een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) is een belangrijke beslissing voor bedrijven.
Een ERP-systeem kan processen stroomlijnen, afdelingen verbinden en inefficiënties verminderen. Maar de keuze voor de juiste oplossing is complex en vraagt een zorgvuldige voorbereiding.
Sterker nog, in sommige gevallen is een ERP-systeem helemaal niet nodig. Misschien volstaat het om een aantal processen te optimaliseren of een andere kijk op je organisatiestructuur te nemen. Voordat je softwarepakketten gaat vergelijken, is het daarom verstandig om eerst stap 0 te zetten: een grondige analyse van je organisatie, begeleid door een onafhankelijke expert zoals Waizer.
Waizer biedt zelf géén ERP-systemen aan en is dus volledig objectief. Onze kracht ligt in het analyseren van jouw organisatie en het begeleiden van het traject vóórdat je de stap zet naar een (nieuw) ERP-systeem. We voorkomen dat je verkeerde keuzes maakt en helpen je écht passende oplossingen te vinden – met of zonder nieuwe software.
Twijfel je of een (nieuw) ERP-systeem de juiste keuze is?
Wat is een ERP-systeem en waarom is het belangrijk?
Wat doet een ERP-systeem?
Een ERP-systeem is een softwareoplossing die de belangrijkste bedrijfsprocessen integreert en automatiseert in één centraal platform. Dit omvat onder andere:
- Voorraadbeheer: Zorg voor realtime inzicht in je voorraad.
- Financiën: Automatiseer boekhouding, budgettering en rapportages.
- HR-processen: Beheer personeelsinformatie, loonadministratie en werving op een efficiënte manier.
Door data uit verschillende afdelingen te koppelen, helpt een ERP-systeem bedrijven efficiënter te werken, fouten te verminderen en beter samen te werken.
Toepassingen per sector
ERP-systemen zijn breed toepasbaar in diverse sectoren:
- Productie: Verbeter de planning van grondstoffen en verhoog de productiviteit.
- Retail: Integreer voorraadbeheer, klantendata en verkoopprocessen voor een soepelere winkelervaring.
- Dienstverlening: Centraliseer projectmanagement, facturatie en resourceplanning.
Hoewel de voordelen groot zijn, kan een ERP-systeem ook onnodig complex of kostbaar worden als het niet goed aansluit bij jouw organisatie. Een objectieve analyse van je reële noden en huidige situatie – zoals Waizer biedt – helpt om te bepalen of een ERP-systeem de juiste keuze is en zo ja, welke oplossing het beste past.
Een stappenplan voor succesvolle procesoptimalisatie
Waizer begeleidt je al in deze vroege fase (stap 0) om fouten en onnodige kosten te voorkomen. Hieronder vind je een overzicht van hoe dit proces verloopt.
Stap 0: Analyseer je bedrijf met Waizer
Voordat je je verdiept in het vernieuwen van je ERP-systeem of het introduceren van nieuwe technologieën, is het essentieel om eerst een grondige analyse van je organisatie te maken. Waizer helpt je hierbij door samen met jouw organisatie te kijken naar:
- Procesoptimalisatie: Kunnen inefficiënties in de huidige werkwijze worden opgelost zonder nieuwe software?
- Organisatiestructuur: Zijn er aanpassingen nodig in je organizational design om beter samen te werken?
- Technologische behoefte: Welke functionaliteiten zijn echt essentieel en wat is overbodig?
Veel bedrijven slaan deze stap over, met als gevolg dat ze investeren in software die niet goed aansluit bij hun werkprocessen of onnodig complex blijkt. Goed voorbereid aan het ERP-traject beginnen met een helder beeld van je behoeften?
Stap 1: Breng je bedrijfsbehoeften in kaart
De volgende stap is een gedetailleerde analyse van je bedrijfsprocessen. Stel jezelf kritische vragen zoals:
- Welke processen werken inefficiënt en waarom?
- Waar zitten eventuele bottlenecks?
- Welke functionaliteiten zijn essentieel om je doelen te bereiken?
- Hoe ziet je groeistrategie eruit, en welk systeem kan daarin meegroeien?
Een veelvoorkomende valkuil is een oppervlakkige analyse. Dat kan leiden tot gemiste functionaliteiten of een systeem dat niet volledig aansluit bij je behoeften. Waizer begeleidt je in deze fase en stelt kritische vragen die je helpen de juiste prioriteiten te stellen.
Stap 2: Stel een breed projectteam samen
Bij het kiezen van een ERP-systeem is het cruciaal om verschillende rollen binnen je organisatie te betrekken:
- Managers: Zorgen voor aansluiting op de strategische doelstellingen.
- Eindgebruikers: Hun dagelijkse ervaringen zijn waardevol bij het vaststellen van knelpunten.
- IT-specialisten: Bepalen hoe nieuwe software geïntegreerd kan worden met bestaande systemen.
Waizer kan als onafhankelijke partij deelnemen aan je projectteam. Onze rol? Zorgen dat het proces objectief blijft, zonder voorkeur voor specifieke systemen of leveranciers. Dit voorkomt dat interne biases of onrealistische verwachtingen je keuze beïnvloeden.
Stap 3: Stel een specificatiedocument op
Een specificatiedocument vormt de basis voor de selectie van ERP-software. Hierin beschrijf je bijvoorbeeld:
- Functionele vereisten: Bv. integraties met andere tools.
- Strategische keuzes: Ga je voor een cloud-gebaseerde oplossing of juist een on-premise systeem?
- Prioriteiten: Welke processen zijn het dringendst?
Waizer is je klankbord je bij het opstellen van een compleet en realistisch specificatiedocument, zodat je zeker weet dat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien.
Stap 4: Vergelijk leveranciers en systemen
Nu je eisen duidelijk zijn, kan je beginnen met het vergelijken van ERP-leveranciers. Belangrijke aandachtspunten zijn:
- Ervaring binnen jouw sector: Hoe goed begrijpen leveranciers jouw branche?
- Kostenstructuur: Vraag naar alle kosten, van licenties tot onderhoud en training.
- Ondersteuning: Welke supportopties bieden leveranciers, en wat zijn de kosten hiervan?
Waizer adviseert je bij het aanvragen en beoordelen van RFP’s (Request for Proposal) of RFI’s (Request for Information). Hierdoor krijg je een objectieve vergelijking van de systemen die het beste aansluiten bij je organisatie.
Stap 5: Test en vergelijk een shortlist van systemen
Op basis van je specificaties maak je een shortlist van 3 tot 5 systemen. Plan demo’s en proefperiodes om te zien welke oplossing echt goed werkt. Waizer ondersteunt je bij dit proces door samen met jouw team demo’s te evalueren en de juiste vragen te stellen, zoals:
- Is het systeem gebruiksvriendelijk genoeg voor eindgebruikers?
- Hoe flexibel is het systeem bij toekomstige groei?
- Welke feedback geven andere klanten binnen jouw sector?
Kosten en budgettering voor ERP-implementatie
ERP-systemen zijn een investering die verder gaat dan alleen de aanschafkosten. Denk aan:
#1
Licenties
Eenmalige of terugkerende kosten voor de software.
#2
Implementatie
Aanpassingen, installatie en trainingen.
#3
Onderhoud
Jaarlijkse support- en servicekosten.
Bij Waizer weten we hoe belangrijk het is om deze valkuilen te vermijden. We nemen de tijd om je organisatie en processen goed te leren kennen en betrekken je team bij elke stap.
Zo vermijd je veelgemaakte fouten
Veel bedrijven maken kostbare fouten bij het kiezen van een ERP-systeem.
- Te snelle beslissingen: Onder tijdsdruk worden vaak verkeerde keuzes gemaakt.
- Onvolledige analyses: Dit leidt tot systemen die niet voldoen aan de werkelijke behoeften.
- Gebrek aan betrokkenheid: Zonder input van eindgebruikers ontstaan vaak weerstand en gebruiksproblemen.
Door Waizer al in stap 0 in te schakelen, voorkom je deze valkuilen. Wij zorgen voor een grondige voorbereiding, zodat je achteraf geen spijt moet hebben van je keuze.
Voorbereiding op implementatie
Na de keuze begint pas het echte werk. Een succesvolle implementatie vraagt om:
- Training van gebruikers: Zorg dat medewerkers goed opgeleid zijn in het gebruik van de nieuwe software.
- Acceptatie: Medewerkers moeten het systeem als een verbetering zien, niet als een verplichting.
Met Waizer aan je zijde bereid je niet alleen je organisatie voor, maar zorg je ook voor een implementatieplan dat op jouw unieke behoeften is afgestemd. Wil je meer weten over hoe Waizer je kan gidsen doorgeen het ERP-labyrint?
